導入事例のご紹介[ Introduction with Case Studies ]

勤怠管理製品の導入を考えたきっかけ

導入を考えたきっかけについてお聞かせください。

日髙：今後、働き方改革の影響で労基署の監査が入るということになった場合、出勤簿だけだと出退勤の時間が分からなくて第三者に見せる証拠がなかったんですよね。何かあったときに提出できるものが欲しいと思って導入を考えました。

客観的なデータとして残しておこうと思ったわけですね。

日髙：世間的にそういう流れになってきてるという話もありますしね。

それに合わせて意識を変えられたということですね。

弊社のサポート体制について

導入に関して、弊社のサポート体制についてはいかがでしょうか。

日髙：何度も教えに来て下さったり、電話をしたらすぐ対応してもらったので、本当に助かりました。

ありがとうございます。またお困りの際はいつでもお電話ください。

有村：うちは変則勤務ですが、現行の勤務体系に合わせた設定をしていただきました。かなりの数のシフトパターンがあるので、最初の設定が大変かと思っていましたが、効率のいい設定方法を教えていただいたので迷わずできましたね｡

Excelで管理していたシフト表の移行について

これまではシフトをExcelで表にして管理していたようですが、そこからの移行も問題なかったでしょうか。

有村：おかげさまで、紹介していただいたオプション製品で、Excelのシフト表をシステムに一括で取り込めていますよ。
シフト案をExcelで作成するところまでは今まで通りなので助かっています。

オプション製品の「快決！シフトくん」ですね。これまでの業務が大きく変わらず安心しております。
職員の方それぞれが複雑なシフトだと毎月システムに登録するのが大変ですけど、オプション製品を活用することで大きな時間短縮になりますね。

タイムレコーダー導入時の状況について

次に、打刻する職員の方についてお聞きしたいのですが、タイムレコーダーには順応していただけたでしょうか。

日髙：順応はできていましたよ。最初は押さない人が出てくるんじゃないかと心配でしたが。

導入前に日髙さんが周知を徹底してくださったおかげですね。

日髙：少しは押し忘れとか複数回押したりとかがありますけど。
そんなときのデータ修正方法は最初に教えていただいたのでもう慣れましたね。

職員の方々から普段質問がきたりしますか。

日髙：たまにきますね。介護施設なのでオンコールと言って夜中に呼び出しがあることがあるんですよ。その時は１日に２回出勤になるので、どのボタンを押せばいいの？とか聞かれますね。
他に、本当は休みの日だったのに急な会議に出てきたときはどうすればいいの？とか聞かれたりしますね。

急なシフトの変更だと、後からデータの修正をしなければいけないですね。

日髙：何か不規則な打刻をした時や、不安な時は私に言ってくださいと周知しています。
データの修正自体は最初に教えていただいた通りやればいいので簡単ですよ。

出退勤データの活用について

出退勤データを、他で活用等していますか。

日髙：出勤時間や残業時間の合計が一覧で見れるので、給与計算の時に使っています。
時間外勤務が紙ベースで申請・提出するようになっているんですけど、それと突き合わせて確認したりしてますね。

導入によるメリット・導入後の勤怠管理について

その他、導入してよかったと思える点があれば教えてください。

日髙：先月の給与計算はすごく早く終わりましたよね。
いつもだったら給与支給日の4～5日前とかに計算が終わるのですが、1週間以上余裕をもって終わらせることができました。

そこまで実感していただけているとは知りませんでした。

有村：今まで押印で管理していたので。

全部、目で追って確認や計算をしていたわけですね。

有村：押印の時の方が押し間違いが多かったですよ。それを本人に確認したり、また押しに来てもらったりするのに時間がかかっていました。タイムレコーダーに切り替えたおかげで、職員一人一人に「データとして残しておかないといけない」という意識が付いたのかもしれませんね。

職員の方々の意識が変わったおかげで管理者側の労力も減るわけですね。

日髙：あとよかったことと言えば、職員の出退勤時の出入り口がタイムレコーダーのある通路に限定されたことで、普段どこから入ってきているのか分からなかった人を見かけるようになりました。印鑑だとその気になればまとめて押すこともできてしまいますからね。きちんと毎日決まった時間に押してもらわないと意味がないですし。

朝の混雑とかはなかったですか。

有村：ピッピッとカードをかざすだけなので、印鑑の時より待ちは少なくなりましたよ。

日髙：印鑑簿の前で鞄から探してる人もけっこういましたからね。それが行列の元になってしまったり。

今は壁に取り付けたラックにみなさんのタイムカードが並んでますからね。
自分のカードの場所を覚えたら取ってかざすだけなので早いと思います。

日髙：実際タイムレコーダーって複雑な操作はないじゃないですか。４つあるボタンを押してかざすだけですし。
でも、もし間違って押してもシステムの方にエラー一覧で上がってくるので、手間が増えるわけじゃなかったですね。

導入前に職員の方々に予告されたと思いますが、反発等なかったですか。

有村：いや、反発はなかったですね。

日髙：始めて使うまでは不安はあったみたいですけどね。使い方が分からなかったらどうしようっていう相談はされました。
でも使い始めてからは相談は来なかったですね。

有村：一番良かったのは、誰がよく残るっていうのが分かったことですね。

打刻データが残るので、はっきりしてきますよね。

有村：こんな遅くまで何をしてるんだろうかと思って本人に聞いたら記録の作成が不得意だということが分かったので、記録の書き方について個別に指導ができたとかありましたよ。

それは大きなポイントですね。

有村：なぜ遅くまで残らなければならなかったのか、業務内容に改善するところがないかを考えるきっかけにもなりましたね。

それは職員の方々の仕事の配分量の調整にも役立つ可能性があるということでしょうか。

有村：そう思いますよ。やっぱり苦手なことを言えない職員もいると思うんですよ。職員があっぷあっぷになって退職までつながるのが一番いけないですし、いいサービスにもつながらなくなってしまいますからね。
余裕をもって働いてもらうためにも、今後出退勤のデータも活かしながらその辺りを改善していきたいですね。